Datenschutzhinweise für die App „instingo Connect“

Stand: 19. Oktober 2026 · gilt für die Nutzung bei GBA Group

Mit instingo Connect siehst und buchst du die Gesundheitsangebote von GBA Group: Vor-Ort-Termine (z. B. Gesundheits-Check, Massage oder Vorsorge) und Online-Angebote wie Webinare, mit Erinnerungen und Check-in per QR-Code. Hier steht, welche Daten dabei verarbeitet werden, wozu, wer sie sieht und wie lange sie gespeichert bleiben.

Kurz gesagt: Wir speichern nur, was für dein Konto und deine Buchungen nötig ist. Es gibt kein Tracking, keine Analyse-Tools und keine Werbung. Messwerte und Ergebnisse von Gesundheitsangeboten (z. B. Blutdruck) werden in der App nicht gespeichert. Dein Konto kannst du jederzeit selbst löschen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung deiner Daten in der App ist GBA Group. Dein Arbeitgeber entscheidet, welche Angebote es gibt und wer daran teilnehmen kann. Seine Kontaktdaten und die seines Datenschutzbeauftragten findest du in den Datenschutzhinweisen für Beschäftigte deines Arbeitgebers.

Die App wird betrieben von der

instingo UG (haftungsbeschränkt)
Bergstr. 12, 82131 Gauting, Deutschland
vertreten durch den Geschäftsführer Andreas Lenge
E-Mail: support@instingo.de · Telefon: +49 89 89 79 67 42

instingo verarbeitet die Daten aus der App im Auftrag deines Arbeitgebers und nach dessen Weisung (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Für das zentrale Verzeichnis connect.instingo.de (Abschnitt 3) und diese Webseiten ist instingo selbst verantwortlich.

Du kannst dich mit allen Fragen zum Datenschutz auch direkt an instingo wenden; Anfragen, die deinen Arbeitgeber betreffen, leiten wir an ihn weiter.

2. Datenschutzbeauftragter

instingo ist nach § 38 BDSG nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Für Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter support@instingo.de. Den Datenschutzbeauftragten deines Arbeitgebers erreichst du über die Kontaktdaten in dessen Datenschutzhinweisen.

3. Wie die App aufgebaut ist

Jede Firma hat bei instingo Connect einen eigenen Bereich mit eigener Datenbank (z. B. firma.connect.instingo.de). Daten verschiedener Firmen liegen nicht zusammen.

Beim ersten Start gibst du den Zugangscode deines Arbeitgebers ein. Die App fragt damit einmal das zentrale Verzeichnis connect.instingo.de, welcher Bereich zu diesem Code gehört. Das Verzeichnis kennt nur Firmen, deren Zugangscodes und Serveradressen; es speichert keine Konten, Namen oder E-Mail-Adressen. Deine IP-Adresse wird dort nur kurz zur Begrenzung von Fehlversuchen verarbeitet (siehe 4.8).

4. Welche Daten verarbeitet werden

4.1 Konto

Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse (zugleich dein Login)
Passwort – nur als nicht umkehrbarer Hash, nie im Klartext
dein Standort (aus der Liste der Standorte deines Arbeitgebers; er steht z. B. in der Teilnehmerliste vor Ort)
die Firma, zu der dein Konto gehört (über den Zugangscode); der Code selbst wird nicht an deinem Konto gespeichert
Zeitpunkt der Registrierung, der letzten Anmeldung und der letzten Änderung

4.2 Einwilligungen

Welche Einwilligungen du bei der Registrierung bestätigt hast (z. B. Nutzungsbedingungen, diese Hinweise, ggf. die Weitergabe an den Anbieter eines Vor-Ort-Angebots), in welcher Version, mit dem damaligen Wortlaut und dem Zeitpunkt der Zustimmung sowie ggf. des Widerrufs. Das dient dem Nachweis (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

4.3 Buchungen und Check-in

welches Angebot du gebucht hast, bei Vor-Ort-Terminen die gewählte Uhrzeit
Status (gebucht/storniert), Zeitpunkt der Buchung und ggf. der Stornierung
beim Vor-Ort-Termin: Zeitpunkt des Check-ins und welches Empfangskonto dich eingecheckt hat

Der QR-Code für den Check-in enthält nur eine signierte Buchungsnummer, keinen Namen und keine Gesundheitsdaten.

4.4 Erinnerungen und Push-Mitteilungen

deine Einstellungen „Erinnerung am Vortag“ und „Erinnerung eine Stunde vorher“ (im Profil änderbar)
für Push-Mitteilungen: ein Geräte-Token (Push-Token) deines Smartphones, die Plattform (iOS/Android) und wann das Gerät zuletzt gemeldet wurde. Push-Mitteilungen gibt es nur, wenn du sie auf deinem Gerät erlaubst; du kannst sie dort jederzeit wieder abschalten.

4.5 Benachrichtigungsprotokoll

Für jede Mitteilung an dich (Buchungsbestätigung per E-Mail, Erinnerungen und Webinar-Link per Push) werden Art, Kanal, Titel und Text, Zeitpunkt und Zustellstatus gespeichert. So bekommst du dieselbe Erinnerung nicht doppelt.

4.6 E-Mails

Du bekommst E-Mails zur Buchungsbestätigung (Angebot, Termin, Ort), zum Zurücksetzen des Passworts und – wenn du ihn anforderst – mit dem Link zum Löschen deines Kontos. Newsletter oder Werbung verschicken wir nicht.

4.7 Daten nur auf deinem Gerät

Die App speichert auf deinem Smartphone deine Anmeldung (Tokens), die Adresse des Bereichs deiner Firma und zwischengespeicherte Angebote, damit z. B. der QR-Code auch offline funktioniert. Wenn du einen Termin in deinen Kalender übernimmst, legt die App ihn nach deiner Bestätigung dort an; dein Kalender wird dabei weder gelesen noch an uns übertragen.

4.8 Sicherheit der Anmeldung

Anmelde-Tokens: ein Zugangstoken (15 Minuten gültig) und ein Erneuerungstoken (60 Tage gültig). Beim Abmelden wird das Erneuerungstoken gesperrt.
Fehlgeschlagene Anmeldungen werden je E-Mail-Adresse eine Stunde lang gezählt; nach zu vielen Fehlversuchen ist die Anmeldung für diese Adresse vorübergehend gesperrt.
Zum Schutz vor Missbrauch wird die Zahl der Anfragen je IP-Adresse begrenzt, beim Passwort-Zurücksetzen und Konto-Löschen zusätzlich je E-Mail-Adresse. Dafür liegen IP-Adresse bzw. E-Mail-Adresse und Zeitpunkte höchstens eine Stunde in einem Zwischenspeicher.

4.9 Server-Protokolle

Bei jedem Aufruf des Servers werden technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, App- bzw. Browserkennung) in Protokolldateien gespeichert. Die Anwendung protokolliert außerdem Fehler und technische Ereignisse (dabei können interne Kennungen, aufgerufene Adressen und Fehlerdetails enthalten sein); bei Serverfehlern erhält das technische Team von instingo eine Fehlermeldung per E-Mail. Alle Protokolle werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.

4.10 Diese Webseiten

Auf den Webseiten (diese Hinweise, Nutzungsbedingungen, Passwort zurücksetzen, Konto löschen) setzt der Server nur ein technisch notwendiges Cookie zum Schutz der Formulare (CSRF). Schriften und alle anderen Inhalte kommen von unserem eigenen Server; es werden keine Inhalte von Dritten nachgeladen.

4.11 Links zu anderen Diensten

Der Teilnahme-Link eines Webinars öffnet die Webinar-Plattform des jeweiligen Anbieters (z. B. Zoom oder Microsoft Teams), der Feedback-Button nach einem Termin – falls dein Arbeitgeber einen eingerichtet hat – eine Umfrage im Browser. Die App überträgt dabei keine Daten an diese Dienste; dort gelten deren eigene Datenschutzhinweise.

5. Keine Gesundheitsdaten in der App

Die App weiß nur, dass du einen Termin für ein Gesundheitsangebot gebucht hast und ob du eingecheckt wurdest. Messwerte und Ergebnisse (z. B. aus einem Gesundheits-Check) werden in der App weder erfasst noch gespeichert; sie werden vor Ort mit dir besprochen. Für die Verarbeitung vor Ort ist der Anbieter verantwortlich, der das Angebot durchführt (z. B. Betriebsarzt, Physiotherapie oder ein externer Partner); er informiert dich über seine eigenen Datenschutzhinweise.

Auch die Information, welches Gesundheitsangebot du gebucht hast, behandeln wir vertraulich: Sie ist nur für die in Abschnitt 7 genannten Stellen sichtbar und wird nicht für andere Zwecke genutzt.

6. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Zweck	Daten	Rechtsgrundlage
Konto führen, Angebote anzeigen, Buchen und Stornieren, Check-in	4.1, 4.3	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzung der App, die du freiwillig wählst)
Buchungsbestätigungen, Erinnerungen, Webinar-Link	4.4, 4.5, 4.6	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; der Push-Token wird nur gespeichert, wenn du Mitteilungen auf deinem Gerät erlaubst, und ist für diesen von dir gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Erinnerungen sind im Profil abschaltbar.
Weitergabe von Name und Termin an den Anbieter eines Vor-Ort-Angebots	4.1, 4.3	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (deine Einwilligung bei der Registrierung, sofern abgefragt)
Nachweis der Einwilligungen	4.2	Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO
Sicherheit: Schutz vor Missbrauch und Passwort-Raten, Fehleranalyse, Datensicherung	4.8, 4.9, 9	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und verfügbaren Betrieb)

7. Was GBA Group sieht

Empfang vor Ort (Check-in-Seite): für jeden Tag mit Vor-Ort-Terminen eine Liste der Buchungen mit Uhrzeit, Name (oder E-Mail-Adresse, falls kein Name hinterlegt ist), Standort und Status („Erwartet“, „Eingecheckt“, „Nicht erschienen“). Der Empfang checkt dich per QR-Code oder über deinen Namen ein. Zugang haben nur Konten, die instingo dafür freigeschaltet hat.

Verwaltung: Den vollständigen Verwaltungsbereich (alle in 4.1 bis 4.5 genannten Daten dieser Firma, außer deinem Passwort) nutzen nur Mitarbeitende von instingo, die den Betrieb der App betreuen – zum Anlegen von Angeboten, für Support und zur Fehlerbehebung.

Nicht: Messwerte oder Ergebnisse von Gesundheitsangeboten (sie werden nicht gespeichert), dein Passwort, dein Kalender. Die Daten werden nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle genutzt. Auswertungen für deinen Arbeitgeber enthalten nur zusammengefasste Zahlen (z. B. Teilnehmerzahlen je Angebot), keine Namen.

8. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Hosting und Datensicherung: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen; Serverstandort Deutschland – Betrieb der Server und Datenbanken sowie Speicherung der verschlüsselten Backups.
E-Mail-Versand: Mailgun Technologies, Inc. (Teil der Sinch-Gruppe), Versand über die EU-Region von Mailgun (Server in der EU) – versendet Buchungsbestätigungen und die Links zum Zurücksetzen des Passworts und zum Löschen des Kontos; erhält dafür E-Mail-Adresse, Name und Inhalt der E-Mail.
Push-Mitteilungen: Google Firebase Cloud Messaging (Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Muttergesellschaft Google LLC, USA) – erhält Push-Token, Titel und Text der Mitteilung. Auf dem iPhone stellt Apple (Apple Push Notification Service; Apple Distribution International Ltd., Irland) die Mitteilung zu, auf Android-Geräten Google. Wenn du keine Push-Mitteilungen möchtest, schalte sie für die App auf deinem Gerät ab.
Anbieter von Vor-Ort-Angeboten: nur mit deiner Einwilligung Name, Standort und gebuchter Termin, als Teilnehmerliste für den Termin.
GBA Group: wie in Abschnitt 7 beschrieben.

Mit Hetzner, Mailgun und Google bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung. Mailgun, Google und Apple gehören zu Unternehmensgruppen mit Sitz in den USA; ein Zugriff aus den USA ist deshalb nicht ausgeschlossen. Diese Unternehmen sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023, Art. 45 DSGVO); zusätzlich gelten die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Analyse-, Tracking- oder Werbedienste setzen wir nicht ein, weder in der App noch auf diesen Seiten. Deine Daten werden nicht verkauft.

9. Speicherdauer

Konto, Buchungen, Einwilligungsnachweise, Benachrichtigungsprotokoll und Push-Tokens: bis du dein Konto löschst oder dein Arbeitgeber die Zusammenarbeit mit instingo beendet; dann wird der Bereich deiner Firma mit allen Konten gelöscht.
Push-Token eines Geräts: außerdem beim Abmelden auf diesem Gerät oder sobald Google meldet, dass er ungültig ist.
Anmelde-Tokens: höchstens 60 Tage.
Zähler für Fehlversuche und Anfragebegrenzung: höchstens eine Stunde.
Server- und Anwendungsprotokolle: 14 Tage.
Datensicherungen: Die Datenbank wird täglich verschlüsselt gesichert. Wir bewahren tägliche Sicherungen 14 Tage, wöchentliche 8 Wochen und monatliche 12 Monate auf. Gelöschte Daten verschwinden deshalb spätestens nach 12 Monaten auch aus den Sicherungen; bis dahin werden sie nur zur Wiederherstellung nach einem Ausfall genutzt. Endet die Zusammenarbeit mit deinem Arbeitgeber, kann eine letzte verschlüsselte Sicherung aufbewahrt werden, solange es mit ihm vereinbart ist oder gesetzliche Pflichten es verlangen.

10. Konto löschen

In der App unter Profil → Konto löschen, oder ohne App unter connect.instingo.de/konto-loeschen. Dabei werden dein Konto, deine Buchungen (gebuchte Termine werden wieder frei), deine Einwilligungsnachweise, deine Push-Tokens und dein Benachrichtigungsprotokoll sofort gelöscht. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

11. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3), z. B. per E-Mail an die unten genannte Adresse. Name, Standort und Erinnerungen änderst du selbst im Profil.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Land, in dem du lebst oder arbeitest. Für instingo zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

12. Freiwilligkeit, keine automatisierten Entscheidungen

Die Nutzung der App ist freiwillig; wenn du sie nicht nutzt, entstehen dir daraus keine Nachteile. Ohne Konto kannst du die Angebote nicht über die App buchen – frag in diesem Fall dein Gesundheitsmanagement nach einer anderen Möglichkeit zur Teilnahme. Automatisierte Entscheidungen oder Profilbildung finden nicht statt.

13. Sicherheit

Die Verbindung zwischen App und Server ist verschlüsselt (HTTPS). Passwörter werden nur als Hash gespeichert, die Datensicherungen nur verschlüsselt. Jede Firma hat eine eigene Datenbank. Zugriff auf die Server haben nur wenige Mitarbeitende von instingo.

14. Kontakt und Änderungen

Fragen zum Datenschutz und zu deinen Rechten: support@instingo.de. Wenn sich die App ändert, passen wir diese Hinweise an; es gilt die hier veröffentlichte Fassung mit dem oben genannten Stand.